Karşılıklı iletişimde en çok hatanın yapıldığı ve en fazla özen gösterilmesi gereken alanlardan birisi de telefon görüşmeleridir.

İletişimin unsurlarından, sözel dilin ağırlıklı olarak  kullanıldığı bu tür görüşmelere daha fazla özen gösterilmesi gerekir.

Ancak, ağırlıklı olsa da Sözel iletişim telefon görüşmelerindeki tek iletişim unsuru değildir. Dolaylı da olsa Beden Dili’nin kapsamında olan. ses tonu. Verilen mesajın anlama şifrelenmesinde büyük önem taşır.

Özellikle, kurumsal ortamlarda, arama yapmak ve gelen telefonu cevaplamak prosedürel anlamda  bazı zorunlu detaylar gerektirir.

Gelen telefon hiçbir zaman ‘’ALOO’’ gibi anlamsız bir kelime ile açılmamalıdır.

Telefon çağrısını alan kişi, karşıdaki kişinin kendisini tanıtmasını beklemeden, önce kendisini ve telefonun bağlı olduğu departmanı belirtmeli. Buyurun.  Ya da Nasıl yardımcı olabilirim.  Gibi cümlelerle söze başlamalıdır.
Örneğin.   Merhabalar    ön büroyu aradınız. İsmim  Zeynep.
Nasıl yardımcı olabilirim.   Ya da,  Buyurun Efendim.
Görüşme esnasında, şahsın zorunlu olarak bir süre bekletilmesi gerekiyor ise, kısa aralıklarla neden bekletildiği, ne ile meşgul olunduğu kendisine açıklanmalıdır.

Örneğin.  Şu an istediğiniz bilgiye ulaşmaya çalışıyorum. Beklediğiniz için teşekkürler.
veya,
Aradığınız kişiye numarası meşgul olması sebebi ile ulaşamıyorum, bir süre bekleteceğim.